推薦信的準(zhǔn)備過程，因人而異。運(yùn)氣好的人，只要準(zhǔn)備好自己的修課成績、讀書計(jì)劃、以及申請(qǐng)學(xué)校所提供之推薦信表格及信封(或自己準(zhǔn)備及繕打好的信封)等相關(guān)資料交給推薦者即可。推薦者在看完你的資料後，就幫你撰寫一封完整的推薦信，并彌封簽好名之後，通知你去領(lǐng)取。如果推薦人對(duì)你有深刻的了解，并能具體地描述出你的優(yōu)點(diǎn)與特質(zhì)，又有不錯(cuò)的英文寫作能力，相信這會(huì)是一封具有影響力的推薦信。
以上所述當(dāng)然是一種最理想的情況。但是，為數(shù)不少的申請(qǐng)者則至少必須撰寫一封以上的推薦信草稿，提供給推薦人作為參考之用。此時(shí)，申請(qǐng)者就要耗費(fèi)一番心思去擬稿。推薦信之內(nèi)容通常不太需要像寫讀書計(jì)劃時(shí)那般地雕琢字句，并且要求嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕Y(jié)構(gòu)。一般而言，推薦信內(nèi)容有其一定的寫作方向及格式。第一段通常必須說明推薦者與你的關(guān)系;第二段以後則是主文部分，被推薦人的學(xué)術(shù)成就、工作經(jīng)驗(yàn)、個(gè)人特色或優(yōu)異表現(xiàn)……等，皆是可加以發(fā)揮的事項(xiàng);最後一段則可考慮用簡單扼要的語氣，再次強(qiáng)調(diào)被推薦者優(yōu)秀的特點(diǎn)，并告訴評(píng)審委員自己毫不保留地推薦該申請(qǐng)者的態(tài)度等諸如此類的結(jié)尾辭，就算完成了一封推薦信草稿。
以我而言，在最後幾所申請(qǐng)學(xué)校時(shí)，由於時(shí)間比較緊湊，因此我采取「三分之二」的策略。什么是三分之二呢?大部分的學(xué)校要求的推薦信是三封，我選擇只在草擬工作上司與教授這兩封推薦信時(shí)，多花些心思於描述具體的事例。例如，在工作上完成什么樣的重大計(jì)劃或是曾經(jīng)協(xié)助某位教授的研究計(jì)劃;另外一封則以描述個(gè)人特質(zhì)及個(gè)性上的特色為主，不再特別找具體事跡時(shí)。前兩封推薦信所要注意所舉的事例不要寫的太過於一般性，以免顯現(xiàn)不出你在研究上的具備的能力與發(fā)展?jié)摿Α５谌饩筒恍杼^於注意與前兩封內(nèi)容之間的搭配關(guān)系，可多用一些力度，使用強(qiáng)列的形容詞來描述自己的特性。
市面上都會(huì)有一些留學(xué)書信參考范例的書籍，我是參考這些書籍的第一段及最後一段內(nèi)容來寫推薦信草稿，中間的這部分的寫作方式與內(nèi)容，則與讀書計(jì)劃相似。我的推薦人當(dāng)中，其中一位是教過我的教授。他要求看我的成績單、申請(qǐng)學(xué)校的名冊(cè)、推薦信的草稿、信封及讀書計(jì)劃。這些資料在當(dāng)時(shí)我都已準(zhǔn)備妥當(dāng)，由於我以前在修他的課及實(shí)習(xí)的成績都很高，教授對(duì)我的印象還不錯(cuò)。不過讓我擔(dān)心的是，我的大學(xué)的在學(xué)總平均成績不是很好，不知是否會(huì)影響教授對(duì)我的整體印象。另外，他所寫的推薦信是直接在信封封口密封及簽名，不讓任何申請(qǐng)者看信的內(nèi)容，因此不知其所寫的細(xì)節(jié)著眼在哪些部分。
現(xiàn)在回想起來，建議讀者有機(jī)會(huì)應(yīng)該多與學(xué)校教授或其他推薦人溝通信件之內(nèi)容，特別是在所申請(qǐng)學(xué)校的課程內(nèi)容與專精領(lǐng)域各有不相同的情況，更是需要與推薦人討論這些學(xué)校的課程，讓他清楚地了解這些研究所課程及教授群。這樣一來，教授在寫推薦信的時(shí)候，對(duì)被推薦人的描述應(yīng)該會(huì)更具體而貼切。說不定學(xué)校教授認(rèn)識(shí)與你所申請(qǐng)研究所的教授，甚至與program director有學(xué)術(shù)合作的經(jīng)驗(yàn)及交情，對(duì)於你的申請(qǐng)可是會(huì)有很大的幫助。
多與學(xué)校教授聯(lián)系還可能會(huì)得到一些意想不到的資訊。如果系上有曾經(jīng)留美再回國任教的教授，通常會(huì)給你些美國當(dāng)?shù)卦摽葡祷蛳嚓P(guān)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的最新狀況，這些都是非常寶貴的資訊。以我為例，系上有位教授其取得碩士學(xué)位的學(xué)校，與我所申請(qǐng)其中一家學(xué)校相同，所以當(dāng)我在與該教授談過之後，對(duì)這所學(xué)校的印象十分深刻。後來，這所學(xué)校很快給予我入學(xué)許可，也很感謝教授在我申請(qǐng)學(xué)校時(shí)所提供的留學(xué)資訊。
留學(xué)不僅是追求學(xué)問，而且是人際關(guān)系的拓展。套一句電視廣告語來說：「你不知你何時(shí)需要他(她)」。所以在求學(xué)時(shí)代與師長或是工作的上司建立良好的關(guān)系，對(duì)未來留學(xué)或是畢業(yè)後回國就業(yè)，會(huì)有很大的幫助。建議各位在留美期間，要與臺(tái)灣的學(xué)校教授或以前的工作上司保持聯(lián)系，不要過分專注於課業(yè)而與臺(tái)灣方面的訊息脫節(jié)，將來學(xué)成歸國之後，也許還需要他們提供一些相關(guān)的就業(yè)資訊。祝各位能順利申請(qǐng)到心目中理想的學(xué)校! 推薦信的基本結(jié)構(gòu) 來源：EmployChina.com 在給你的下屬、合作伙伴或是朋友寫推薦信之前，你有必要閱讀一下以下這篇小文章。雖然只是只字片語，但你卻能人中受益匪淺。同樣，若你想請(qǐng)人幫你寫推薦信，你也可以提示他(她)從以下幾個(gè)角度來寫。
推薦信的基本結(jié)構(gòu)(三段式)：
第一段：你應(yīng)該開門見山地介紹一下你所推薦的這個(gè)人的能力和你對(duì)他的熟悉達(dá)到什么程度。如果被推薦的人是你的一個(gè)雇員或合作者，你有必要先介紹一下被推薦人擔(dān)任的職務(wù)，他個(gè)人在任中出色完成的一些項(xiàng)目。接下來，你最好用一句簡明扼要的話提一下你們公司的性質(zhì)和主營范圍。另外，你也應(yīng)簡要地談一下你對(duì)被推薦者的看法。
第二段：在這一段中，你應(yīng)該具體地闡述一下你對(duì)這位雇員(被推薦者)的評(píng)價(jià)。可以通過列舉一些他在雇用期間出色完成的項(xiàng)目來強(qiáng)化你的觀點(diǎn)，并適當(dāng)提供一些細(xì)節(jié)。你還應(yīng)該段描寫一下這位被推薦者的優(yōu)缺點(diǎn)，尤其是在工作所表現(xiàn)出的那些特點(diǎn)。還可以寫一下你與之一起共事的感受。
第三段：你可以在這段中寫一些與這個(gè)被推薦者綜合素質(zhì)有關(guān)的內(nèi)容。總而言之，可以是這個(gè)人是否負(fù)責(zé)、有禮貌、熱情、不盡人意、懶惰、精神矍鑠或之類的特點(diǎn)。最后，你可以發(fā)表一下關(guān)于對(duì)這個(gè)人是否能勝任他將要尋找的工作的意見。這個(gè)意見可以是毫無保留的，可以是直截了當(dāng)?shù)?，也可以是有所保留或部分保留的?/p>
備注：在正式寫推薦信之前，你可以向被推薦人要一張他曾做過的項(xiàng)目的清單，因?yàn)槟憧赡軐?duì)被推薦人做過的具體內(nèi)容不太清晰。另外，如果你不是很了解被推薦人的話，你最好婉言拒絕他要你寫推薦信的請(qǐng)求，這樣總比含糊其詞或沒有說服力的介紹好。
